אתגרי השרות של ההדפסה והפלט הארגוניים וניהולם כתשתית מערכות מידע
אלון כהן- מנכ”ל פרינטר סנטר ,בעקבות כנס KMDM2018
ארגונים רצים קדימה והמנמ”רים נעזרים בתשתיות טכלוגיות רבות על מנת לאפשר לארגונים להגיע להשגים.
תשתית ההדפסה והפלט הארגונית נמצאת כיום תחת אחריות המנמ”ר משום שהיא נשענת על שרתי הדפסה, קווי התקשורת ואבטחת המידע של הארגון. האם היא גם מנוהלת, מנוטרת ונשלטת ככל שאר התשתיות של הארגון? כנראה שלא. אז מהם אתגרי המנמ”רים בנושא.
אתגרים הקשורים לרמת שרות SLA
החלפת מתכלים במדפסות- ארגונים מבזבזים זמן יקר בהחלפת טונרים במדפסות, חיפוש הטונר המתאים, הזמנתו, ההמתנה להגעתו. מדוע אנשי הארגון כלל צריכים להתעסק בהחלפה של מתכלים במדפסות?
פתיחה של קריאת שרות לתקלה, מעקב על סגירתה, סגירתה- תהליכים מיותרים המטרידים את אנשי הארגון וגורמים לזמן השבתה ארוך של השרות .
תחזוקה מונעת מבוצעת בהתאם לספר היצרן? או שמגיעים לתקן רק כשמתקלקל.
אנשי התמיכה מתרוצצים להתקין דרייברים, “מדפסת לא מדפיסה לי” “הדיו התייבש….” וכו…
אתגרים הקשורים לשליטה ובקרה.
האם אתם יודעים מה מדפסים וכמה מדפסים? מי מבזבז כסף לארגון? מי מדפיס הדפסות אישיות?
האם קיימת אופטימיזציה של משאבי ההדפסה ובכל מחלקה יש את הציוד המתאים לכמות המודפסת?
האם יש מדיניות של הרשאות להדפסה או שכל אחד יכול להדפיס מה שבא לו מתי שבא לו ועוד בצבע?
אתגרים תפעוליים
ארגונים מנהלים מחסן של מתכלים למדפסות, טונרים, תנורים, מיכלי עודפים, תהליכי רכש, והליכי הזמנה ולוגיסטיקה פנימיים.
האם הגיוני שארגון ינהל מחסן של מתכלים מסוגים שונים עבור המדפסות? יפתח מקטי”ים חדשות לבקרים למתכלים חדשים ובכלל ינהל רכש ולוגיסטיקה שלמה על שרות שהוא אמור לקבל?
האתגרים לעבודה בסביבה ירוקה ובריאה
מדפסות מזהמות את הסביבה בהליך ההדפסה. חימום הטונר בהליך הצמדתו לדף הנייר פולט לאוויר חלקיקים רעילים המזיקים לבריאותנו ומזרזים תחלואה הקשורה לנשימה.
משתמשים בארגונים עדיין רואים במדפסת האישית “סמל סטטוס” ואינם ממהרים לוותר עליה , קל וחומר מנהלים ומשתמשים שמדפיסים חומר “מסווג” ו ו”סודי”.
האתגר של המנמ”ר הוא לצמצם את מצאי המדפסות האישיות , להוציאן מחדרי העובדים וליצור סביבה בריאה וירוקה לארגון.
אתגרים הקשורים להתיעלות ושיפור
הרעיון של “משרד ללא נייר” מלווה אותנו כבר יותר מעשור ובד בבד עם עלייתם של תהליכים אלקטרונים של מסמכים, חתימות וסריקות, עלו בעולמנו גם רמות התכנים, הנגישות שלהם והצורך בסופו של דבר בהדפסות שלא היו בעבר. אז האם אנו מצמצים הדפסות? חוסכים באמת בעלויות ההדפסה?
והאם אנו מאפשרים למשתמשים שלנו הליכי סריקה חכמים ומהירים על מנת לחסוך בהדפסות?
ניידות היא צורך עולה. הסמארטפונים מאפשרים לנו לנהל תהליכים עסקיים גם כשאנחנו לא במשרד. האם גם מערך ההדפסה שלנו נותן מענה להדפסה מכל מקום?
גיבוי ושרידות- הדאגה הכי גדולה אולי של אנשי טכנולוגיות המידע, היא תשתית שנפלה, איבוד מידע והשבתה של תהליכים. האם תשתית ההדפסה שלכם מגובה? מה קורה ששרת ההדפסה נופל וצריך להדפיס עכשיו מסמך חשוב שכל הדרקטוריון מחכה לחתום עליו?
אתגרים הקשורים לאבטחת מידע
הארגון מקיף את עצמו ב”חומות אש” , תוכנות להצפנה , סיסמאות ואף שומרים פיזיים על מנת להגן על המידע. הפרדוקס הגדול הוא, שבסופו של יום מדפסים את כל המידע החסוי של הארגון , שכה שמרנו עליו, על נייר במדפסות הארגון.
כשהמידע הזה נפלט למגש היציאה של המדפסת, מי שומר עליו? מי מוודא שלא יגיע לידיים לא מורשות?
אז מה עושים על מנת לא לאבד את הראש?
פתרון iSERVICE של פרינטר סנטר , מאפשר ניטור מרחוק של כלל המדפסות בארגון על ידי ספק המדפסות בזמן אמת.
מדובר בשרות באמצעות מוקד המנטר את צי המדפסות המחוברות לשרות. המוקד מקבל התראות על תקלות ומטפל בהן מרחוק או על ידי שליחת טכנאי לבית הלקוח במסגרת SLA.
המוקד מבצע גם מעקב מקוון אחר מצב המתכלים במדפסות, ומבצע החלפה יזומה בבית הלקוח של הטונר שעומד להגמר בטונר חדש ואף מפנה את הישן למחזור, כמו גם פועל לתחזוקה סדירה על פי הוראות היצרן.
בכך אנו נותנים מענה לאתגרים שהצגנו לפני כן: חוסכים במשאבי הארגון, האגון לא מנהל יותר מחסן מתכלים והליכי רכש ולוגיסטיקה, אנשי התמיכה פנויים למשימות ליבה ולא מתעסקים עם המדפסות, קריאות שרות והמתנה לספקי שרות.
פתרון ACCESS CONTROL
פתרון ACCESS CONTROL להטמעה של קונספט “מרכזי הדפסה חכמים” מבית פרינטר סנטר, המאופיין בהזדהות מאובטחת והגבלת גישה להתקנים בארגון נותן מענה לאתגרי אבטחת המידע. כל גישה לאמצעי הפלט בארגון מתבצעת רק על ידי מורשים המזדהים באמצעות קוד אישי או תג עובד.
איסוף עבודות ההדפסה מתבצע מכל מדפסת ברשת הארגון ואף ניתן להדפיס ממכשירים ניידים כך שהאתגר של “ניידות” מיושם היטב.
הפתרון מאפשר להפיק דוחות הדפסה מפורטים הן לגבי התנהגות המשתמשים והן לגבי אמצעי ההדפסה, מאפשר ניהול שליטה ואופטימיזציה של משאבי ההדפסה בארגון.
קביעת חוקי הדפסה חכמים מאפשרים לשלוט בעלויות ההדפסה של הארגון כולו. קחו למשל חוק הדפסה פשוט וטרוויאלי כמו כפיית הדפסה דו צדדית לכלל הארגון וכבר חסכתם מחצית מדפי הנייר שאתם מדפיסים כיום ובכך תורמים גם לסביבה ירוקה.
חסלו את המדפסות האישיות וחנכו את המשתמשים להדפיס בבטחה במרכז ההדפסה המאובטח. הם ידפיסו רק מה שהם צריכים, עבודות שהתיישנו ימחקו ,הארגון יחסוך.
תמשיכו לרוץ קדימה, אנחנו, הספק שלכם, נדאג לשקט הנדרש בשרותי הדפסה והפלט הארגוניים
